Datele firmei rămân ale firmei.

Permisiunile agenților

Agentul face doar ce are voie omul care l-a pornit. Tot ce pleacă din firmă așteaptă aprobarea.

• Aprobare înainte să plece ceva: e-mail, fișier trimis, comandă. Agentul pregătește, managerul apasă Aprobă.
• Niciodată mai mult decât omul: dacă Maria nu are voie să trimită, nici agentul pornit de ea nu trimite, nici cu aprobare.
• Roluri pe firmă: Proprietar, Admin, Membru, Invitat și roluri proprii, pe echipe și proiecte.

Ce nu facem: niciun agent al firmei nu trimite singur în afara firmei cât timp aprobările sunt pornite. Din start, sunt.

Izolarea datelor între firme

Fiecare firmă are memoria ei și cheile ei. Nimic nu trece de la o firmă la alta.

• O cheie de criptare pe firmă pentru memoria firmei (AES-256). Un text criptat pentru o firmă nu se deschide la alta.
• Cereri semnate pe firmă: o cerere semnată pentru Casa Verde e refuzată la Polonic, chiar pe același calculator.
• Enterprise: memoria firmei stă într-o bază de date separată, doar a ei, cu backup separat.

Ce nu facem: nu folosim datele unei firme pentru alta și nu le punem la un loc ca să „învețe” ceva.

Jurnalul complet al acțiunilor

Cine a cerut, ce agent a lucrat, pe ce calculator, cine a aprobat. Totul rămâne scris.

• Nu se poate rescrie pe ascuns: fiecare rând e legat de cel dinainte; un rând schimbat sau șters strică lanțul și verificarea arată exact unde.
• Căutare și export: pe persoană, acțiune și dată; export CSV sau JSON, cu tot cu verificare.
• În sistemul vostru de securitate (SIEM), în timp real, semnat.

Ce nu facem: jurnalul nu păstrează textul chaturilor, doar cine, ce și când.

Backup și restaurare

Găzduit de noi: backup în fiecare noapte, criptat, în afara serverului. Self-host: totul rămâne la voi.

• În fiecare noapte, la 03:30: datele hub-ului și memoria firmei, criptate înainte să plece de pe server.
• Restaurarea e testată, nu doar presupusă. Dacă backup-ul unei nopți lipsește, primim alertă.
• Self-host: datele hub-ului stau în fișiere pe serverul vostru; le copiați unde vreți.

Ce nu facem: nu ținem copiile la nesfârșit: 30 de zile zilnic, apoi o copie pe lună, 12 luni.

Controlul accesului angajaților

Fiecare om vede și face doar ce îi dă rolul. Calculatoarele noi intră doar cu aprobare.

• Verificare în doi pași obligatorie pentru proprietari și admini; passkey cu amprentă sau față.
• Dispozitive aprobate de voi: primul calculator al unui om pe serverul firmei așteaptă aprobarea. Sesiunile se închid de la distanță.
• Urmărești fără să atingi: angajații dau sarcini agenților firmei și le urmăresc doar în citire.

Ce nu facem: membrii nu scriu direct pe calculatorul firmei; acolo lucrează doar agenții firmei și adminii.

Protecția împotriva prompt injection

Un e-mail sau un document din afară poate încerca să dea ordine agentului. Pentru agent, e doar text de citit.

• Date, nu instrucțiuni: e-mailurile primite sunt marcate ca nesigure; agentul nu urmează cereri de parole, plăți, IBAN nou sau date trimise în afară.
• Marcaje pentru manager: text ascuns, link care duce în altă parte, expeditor care nu trece verificarea.
• Aprobare la orice iese din firmă: chiar dacă un mesaj păcălește agentul, nu pleacă nimic fără un om.
• Memoria nu ia ordine din afară: ce vine din surse externe intră ca observație neverificată, iar o regulă nouă așteaptă să o confirmi tu.

Ce nu facem: nu lăsăm un e-mail să declanșeze singur o plată, o trimitere sau un răspuns.

Ce se întâmplă când un agent greșește

Agenții greșesc uneori. Construim ca greșeala să o vezi înainte să plece, și s-o poți da înapoi.

• Nimic nu pleacă fără aprobare, deci greșeala o prinzi la tine, nu la client.
• Versiuni: documentele deschise în Zen Staff păstrează versiunea veche la fiecare salvare (ultimele 20). Revii cu un clic.
• Contabilitate: agentul marchează rândurile nesigure și verifică baza + TVA = totalul de pe document. Verifici doar rândurile marcate, nu toate 200.

Ce nu facem: nu promitem 100%. Promitem că vezi ce e nesigur, înainte să conteze.

în curând Versiune păstrată înainte de orice modificare făcută de agent, în orice dosar.